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Apostila é definida como um certificado emitido nos termos da Convenção de Haia, que valida a origem de um documento público ou particular, para que o mesmo seja usado no exterior, de forma rápida e segura.
A palavra Apostila (em português) é de origem francesa, sendo grafada “Apostille”, que provém do verbo \\\\\\\"apostiller\\\\\\\", que significa Anotação. Assim sendo, apesar do significado corrente na Língua Portuguesa que tem o significado de uma publicação, um significado adicional é que uma apostila consiste numa anotação à margem de um documento ou ao final de uma carta, por exemplo. Neste caso, a Apostila é definida como um certificado emitido nos termos da Convenção de Haia que autentica a origem de um Documento Público.
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) é o responsável por coordenar e regulamentar a aplicação da Convenção da Apostila da Haia no Brasil, que entra em vigor em agosto de 2016. O tratado, assinado no segundo semestre de 2015 pelo Brasil, tem o objetivo de agilizar e simplificar a legalização de documentos entre os 112 países signatários, permitindo o reconhecimento mútuo de documentos brasileiros no exterior e de documentos estrangeiros no Brasil.
A Convenção aplica-se aos atos públicos lavrados e apresentados em um dos países signatários. São considerados como atos públicos:
- Documentos provenientes de uma autoridade ou de um funcionário dependente de qualquer jurisdição do país, compreendidos os provenientes do Ministério Público, de um escrivão de direito ou de um oficial de diligências;
- Documentos administrativos;
- Atos notariais;
- Declarações oficiais tais como menções de registro, vistos para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em atos de natureza privada.
A Convenção não se aplica a:
- Documentos elaborados pelos agentes diplomáticos ou consulares;
- Documentos administrativos relacionados diretamente com uma operação comercial ou aduaneira.
A única formalidade que pode ser exigida para atestar a veracidade da assinatura, a qualidade e a autenticidade será o selo ou carimbo dado pela autoridade competente do país donde o documento é originário. Esta formalidade não pode ser exigida caso as leis, os regulamentos, os costumes que vigorem no país onde se celebrou o ato afaste, simplifique ou dispense o ato da legalização.
- Documento particular original
Deve ser reconhecido, por semelhança ou autenticidade, a assinatura do signatário ou o sinal público do notário caso o reconhecimento de firma já tenha sido realizado em cartório distinto daquele que irá apostilar o documento.
- Documentos em língua estrangeira
Como regra, o ato de aposição de apostila em documentos em língua estrangeira deve ser traduzido por tradutor juramentado. A tradução deve, ainda, ser objeto de apostilamento próprio e autônomo.
- Cópia autenticada
A autoridade competente que emite o documento também se responsabiliza pela autenticidade da assinatura aposta, do cargo ou função exercida pelo signatário e, quando cabível, pela autenticidade do selo ou do carimbo constantes do documento original.
- Documento eletrônico
É possível o apostilamento de documento eletrônico apresentado ao Cartório ou por ele expedido independentemente de impressão em papel, desde que esteja emitido em formato compatível para upload no sistema do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), assinado mediante certificado digital (segundo a ICP), e observada a arquitetura dos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (e-Ping).
- Se o documento original eletrônico não possuir assinatura com uso de certificado digital ou se for emitido em formato incompatível, deverá ser impresso em papel pela autoridade apostilante, com aposição da data e hora da autenticação, indicação do site de confirmação, inserção de informação sobre a verificação da assinatura digital ou outro meio de confirmação e aplicação do selo de autenticidade.
Consulte um tabelião de sua confiança antes de iniciar qualquer etapa.
Consultar tabela vigente.